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项目自主招标采购概述及管理要点分析
时间: 2018-06-01 阅览数: 次 字体:
 

根据国家法律法规规定,招标人具有相应的资质,按《招标投标法》第十二条规定,招标人具有编制招标文件和组织评标能力的,可以自行办理招标事宜,《招标投标法实施条例》第10条明确了招标人必须具有与招标项目规模和复杂程度相适应的技术、经济等方面的专业人员。具体必须达到以下几个条件,要具有法人资格;具有与招标项目规模和复杂程度相适应的工程技术、概预算、财务和工程管理等方面的专业技术力量;要设有专门的招标机构和拥有3名以上专职招标业务人员;要熟悉和掌握招标投标法及有关法规规章。依法必须进行招标的项目,招标人自行办理招标事宜的,必须向有关行政监督部门备案。

作为PM公司,在自主招标项目实施工作过程中,重点应做好管理工作:

1、提高政策敏感度

从项目立项开始至招投标活动结束,若出现资金变化,导致项目资金性质产生了变化,需要及时告知建设单位对于招投标活动的影响,否则导致招投标时间过长,将严重影响项目整体进度。因此,作为PM人员需要时刻提高项目资金变化的敏感度。

2、明确招标职能责任分配矩阵

程序管理首先要确定相关参建单位的职能,具体工作落实到职能单位。

项目相关单位责任矩阵

序号

工作内容

分解相关单位

建设方

项目管理

造价咨询/招标代理单位

总包

供应商

/分包

设计

一、项目招标策划管理

1

编制总体招标进度计划

A

R

P

S

S 

2

进度计划审核

A

R

P

3

进度跟踪对比/报告

A

P

S

 

4

进度协调会议

S

P

S

5

进度调整

A

R

P

S

二、项目招标手续管理

1

招标、评标、定标

A

R

P

S 

S

S 

2

合同起草

A

R

P

S

S

S

3

合同审核

A

R

P

4

合同签订

P

S

S

S

S

S

三、风险管理

1

核算工程招标周期、设计调整等因素可能引起的招标进度、工程施工进度、资金影响

A

P

S

 

2

整改与纠偏

A

P

S

S

S

S

六、信息/沟通/资料文件/报告管理

1

工程资料档案整理

 

P

S

S

S

S

说明:P-主要责任/主持召集;S-提供支持/参与;R-审核/监控;A-批准

另外,在项目具体实操过程中,往往会出现各类执行问题。PM公司在很大的程度上都是起到关键工序的纽带作用,因此,PM管理人员必须做好重点环节的把控。

1、招标计划的审核

招标计划是招标工作的龙头,计划指导具体工作的开展。PM在过程中的重点工作就是体现在计划的审核和跟踪对比、以及计划调整上。审核总体招标进度计划,首先要符合业主的基础进度要求,在合理范围内,进行优化。并且在实际执行过程中,及时跟踪执行情况,对异常情况及时进行分析。特别是对滞后计划的情况及时组织进度协调讨论、采取纠偏措施,进行计划调整。

2、项目招标合同审核

在招标阶段,获取业主的招标意图。在招标文件编制阶段,对投标人的各项要求进行明确。其中较为重要的两点:

1)项目界面的划分:也就是各投标单位的工作界面划分。这一条内容是在招标阶段的一项重要工作,界面划分明确,各投标单位工作范围没有交叉、疏漏。在实际执行过程中,可以有效的避免扯皮、变更等事件的发生。例如:高低压配电系统与机电工程的接驳界面划分、土建专业预留洞口与机电专业施工后修复的界面划分等。

2)合同条款的审核:个人认为,该阶段主要是对合同价款组成及合同价款调整与不调整的界定;合同价款支付条件的审核;工程变更、签证的界定;风险条款的设定;后期保修期的描述。

以环球西安中心幕墙玻璃原片调价机制为例:

第一阶段

在对合同调价条款的审核。在环球西安中心项目幕墙玻璃原片调价机制审核时,代理公司建议由三家厂家提供最近2个月成交的、且玻璃合同总供应量不少于环球中心整体玻璃供应量80%的玻璃原片单价,取算术平均值作为当期玻璃原片的价格。

第二阶段

在实际合同不断完善过程中,直接提出当期三个玻璃原片价格进行参考,并且约定以中间值作为参考值,实际涨价幅度超过一定比例时,进行调价。经调查,三家单位价格偏差太大。如分别为211/吨、220/吨、325/吨(举例数字),按照合同约定,需以220/吨作为参考的话,未来很容易出现超过调价幅度的现象,业主将面临巨额的调价费用。而且三家单位报价出现如此阶梯状的报价差异,也是非常异常。

第三阶段

出现第二阶段的问题,合同风险已经很明确。如何做好风险规避成了调价机制面临的重点问题。

经多次会议沟通,最终确定由玻璃原片厂家直接与业主提出承诺,对于原片涨价幅度,在涨跌幅±5%以内风险由厂家承担,超过±5%以外经造价单位及业主审核认可后才由业主承担,由业主直接与玻璃原片厂家签订合同进行付款。

如此,经过三个阶段的反复沟通,确保在合同审核阶段有效规避合同风险。

3)风险管理

自主招标相对比较灵活,能及时对业主的要求进行落实。所以,风险的把控相对来说,主动性能更强一些。

主要风险管控点为审核工程建设周期与实际招标周期的匹配性、招标过程中的设计调整等因素可能引起的招标进度滞后、招标时段过长,造成的资金及人力投入的浪费、以及合同条款可能引发的合同风险等。

建议如下:

在招标准备时,PM核对项目建设周期与实际招标周期进行对比分析,招标工作尽早不尽晚。查看冲突点,确保在每一项分部分项工程开工最少2个月前做好招标工作、确定中标人,预留1个月的合同谈判及签约时间。

PM做好业主资金投入调查,确保按照国家相关法律规范要求,确定招标范围、招标形式。

招标文件发放前,做好招标文件审核,特别是招标文件中合同条款的审核。具体风险如本文提到的“环球西安中心幕墙玻璃原片调价机制”风险为例。

4)信息管理不多赘述,该内容属于招标采购程序最终的一手资料,也作为一项工作具备可追溯性的基本要求。PM需要留存,并在以后的招标工作中,起到指导性的作用。

                   

/刘芳



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